Prosjektforslaget – Verdiregnskap for banker
Verdiregnskap for banker
Leif-Runar Forsth og Bodil Nordvik
IPO AS Postboks 28 Grorud 0905 OSLO
Sammendrag av prosjektforslaget
Hovedformålet med prosjektet er å gi banker et virkemiddel til bedre å virkeliggjøre sine verdier.
Et verdiregnskap er et regnskap over de verdier banken skal virkeliggjøre i forhold til sine ansatte, eierne, kundene og andre interessenter. Prosessen rundt verdiregnskapet kan også brukes til å få en bedre kommunikasjon og et bedre forhold til de forskjellige interessenter.
Et verdiregnskap er derfor et virkemiddel både til å utvikle bankens verdier og til bedre virkeliggjøring av disse.
I løpet av prosjektet vil en:
– Lage et verdiregnskap for banken
– Gjennomføre prosessene knyttet til verdiregnskapet
– Evaluere prosessene, verdiregnskapet og dets bruk
– Foreslå verdibudsjett
– Utarbeide “Håndbok i verdiregnskap for banker”
Innhold
1 Prosjektets formål 3
1.1 Gjøre banker bedre i stand til å virkeliggjøre sine verdier
1.2 Lage et verdiregnskap
1.3 Gjennomføre verdiregnskapsprosessene
1.4 Evaluere prosessene, verdiregnskapet og dets bruk
1.5 Håndbok i verdiregnskap
2 Verdiregnskap er et regnskap over verdier 4
3 Verdiregnskapets prosess 6
3.1 Formål og bruk
3.2 Ansvarlige for prosessen og verdiregnskapet
3.3 Dialoggrupper
3.4 Verdigrunnlag og verdiutsagn
3.5 Undersøkelsene og verdiregnskapet
3.6 Vurderinger, analyser og forslag
3.7 Verdibudsjett
3.8 Verdirevisjon
3.9 Et eksempel på et verdiregnskap
4 Prosjektets innhold 9
5 Prosjektets organisering 11
6 Håndbok i verdiregnskap for banker 12
7 Økonomi 14
Tillegg 1 Sparekassen Nordjyllands etiske regnskap 15
1 Prosjektets formål
1.1 Gjøre banker bedre i stand til å virkeliggjøre sine verdier
Via verdiregnskapet får banker en bedre forståelse av i hvilken grad de virkeliggjør sine verdier i forhold til sine egne ansatte, kunder, eiere og andre interessenter. En del av de opplysninger som kan komme fram via et verdiregnskap, kan det være vanskelig å få tak i på annen måte.
Verdiregnskapet er også et hjelpemiddel til styring. Ved å utføre årlige vediregnskap, kan vi få en forståelse av i hvilken retning det bærer og i hvilken grad tiltak fungerer etter sin hensikt. En god og sikker tilbakemelding er en nødvendighet for å kunne styre godt.
Verdiregnskapet er også et godt hjelpemiddel for å bruke verdistyring innad i banker.
Både verdiregnskap i seg selv og prosessene rundt dette, kan også brukes til å skape en bedre kontakt mellom banker og de forskjellige interessentene. Banker kan også bruke grupper satt sammen av representanter fra interessentene, til å foreta analyser og komme med forslag til tiltak.
1.2 Lage et verdiregnskap
Prosjektet vil føre fram til et verdiregnskap. Det betyr også at en vil ha det meste av det som skal til for å lage neste års verdiregnskap.
1.3 Gjennomføre verdiregnskapsprosessene
De fleste verdiregnskap gjør bruk av dialoggrupper med representanter for de forskjellige interessentene. Disse brukes til å komme fram til de verdiene som skal måles i verdiregnskapet. De kan også brukes til å analysere verdiregnskapet og komme med forslag til tiltak.
I prosjektet vil vi gjennomføre de forskjellige prosessene knyttet til verdiregnskapet. Vi vil også komme fram til en “oppskrift” på hvordan slike grupper skal settes sammen og arbeide.
1.4 Evalurere prosessene, verdiregnskapet og dets bruk
Prosjektet vil evaluere de prosessene som brukes for å utarbeide verdiregnskapet, verdiregnskapet i seg selv og dets bruk. Dette vil inkludere en vurdering av hvilken nytte verdiregnskapet har hatt.
Ut fra denne evalueringen vil det bli gitt anbefalinger og forslag til hvordan verdiregnskap kan gjennomføres framover og hvordan de kan brukes.
1.5 Håndbok i verdiregnskap
Erfaringene fra prosjektet vil bli presentert i en “Håndbok i verdiregnskap for banker”. Håndboka vil være tilpasset oppdragsgivende bank.
Dette vil gjøre det lettere for banken seinere å utarbeide og bruke sine egne verdiregnskap uten ekstern bistand.
Håndboka er nærmere beskrevet i kapittel 6 i dette prosjektforslaget.
2 Verdiregnskap er et regnskap over verdier
Et verdiregnskap er et regnskap over hvordan banken oppfyller de verdier den bør oppfylle.
Disse verdiene følger ut fra de hensikter banken skal oppfylle for de forskjellige interessegrupper og aktører. Andre verdier kan direkte eller indirekte bidra til disse verdiene. Hvis det er en verdi for banken å være kunnskapsmessig oppdatert, vil dette medføre at lærelyst, engasjement og faglig interesse blant de ansatte vil være viktige verdier for å virkeliggjøre denne verdien.
Verdiregnskapet er derfor et regnskap over de verdiene som vanligvis ikke kommer fram i det økonomiske regnskapet. Verdiregnskapet kan også vise oss ting som kan ha stor økonomisk betydning, før disse blir synlige i de økonomiske regnskapstallene.
Det økonomiske regnskapet gir en oversikt over i hvilken grad de økonomiske verdier er ivaretatt. Men mye av det som er av betydning for økonomien i en bank, kan vanskelig uttrykkes i et økonomisk regnskap. Årsmeldinger inneholder derfor ofte også andre typer analyser som kan gi et bedre bilde av hvordan den økonomiske situasjonen egentlig er, og hvordan den kan komme til å utvikle seg.
Et verdiregnskap kan omfatte den type data som kan komme fram ved hjelp av dialoger og spørreundersøkelser. I tillegg til de verdiutsagn som kan utarbeides ved hjelp av verdigrunnlaget og dialogene med interessegruppene, kan en også ta med mange andre typer undersøkelser i et verdiregnskap. Det kan inneholde andre typer data, f.eks. antall kursdager pr. ansatt, måling av fysiske arbeidsforhold som lys, varme og luftkvalitet osv. osv. Et verdiregnskap kan i prinsippet (og i praksis) brukes til å kvantifisere de fleste verdier en bank ønsker å virkeliggjøre. Er det en verdi å spare ressurser, kan det inngå målinger av strømforbruk, bensin og olje, papir og blyanter, datamaskiner osv. osv. Er det en verdi å ivareta de ansattes helse, kan oversikter over sykefraværet, antall skader osv. inngå. Verdiregnskapet er en metode og prosess der den enkelte bank står fritt til å velge både innhold, hvilke interessenter som skal tas med og hvilke prosesser som skal følges.
Eksemplene viser noen spørsmål som kan gå inn i et verdiregnskap og svar som kan komme på disse.
Banken oppfattes som en kvalitetsleverandør
1993 1994
Helt enig 58% 52%
Delvis enig 30% 27%
Ingen mening 2% 10%
Delvis uenig 8% 4%
Helt uenig 2% 7%
Jeg har vurdert å skifte jobb i året som gikk
1993 1994
Helt enig 5% 12%
Delvis enig 14% 20%
Ingen mening 25% 20%
Delvis uenig 17% 14%
Helt uenig 39% 34%
Ser vi på tallene enkeltvis for 1994, gir kanskje disse ikke noe klart signal om at det er grunn til bekymring.79% av kundene er helt eller delvis enige i at banken kan oppfattes som en kvalitetsleverandør.
Ser vi på utviklingen fra året før, vil vi få et helt annet bilde. Færre kunder i 1994 enn i 1993 oppfatter banken som en kvalitetsleverandør og det er flere ansatte som har vurdert å slutte. Hver for seg ville kanskje ikke tallene være så alvorlige, da vi må vente variasjoner fra år til år. Men til sammen viser dette lille verdiregnskapet at vi har en klar trend som viser seg i flere av verdistørrelsene. Dette resultatet er antagelig et alvorlig varsel til banken om at noe er i ferd med å utvikle seg i en uheldig retning.
Slike tendenser kan avsløres på et tidlig tidspunkt vha. metoder som verdiregnskap. Dette kan være av avgjørende betydning for en bank. Etterpåklokskap, etter at det er gått dårlig med banker, har mange ganger vist at tegnene har vært der lenge før ledelsen ble klar over dem.
Verdiregnskap og prosessene i forbindelse med dette, kan brukes til følgende:
– Klargjøre og utarbeide verdigrunnlag
– Konkretisere verdigrunnlaget i form av konkrete verdiutsagn og verdimål
– Gi et kvantifisert uttrykk for i hvilken grad verdimålene er nådd
– Få en dialog med viktige interessenter så som ansatte, kunder, leverandører, myndigheter og andre samfunnsgrupper
– Få forslag til tiltak for bedre å utnytte mulighetene og til å gjøre noe med svakhetene
Prosessen rundt verdiregnskapet gir oss mulighet til å igangsette prosesser internt i banken som kan være nyttige for samarbeidsforhold, utvikling av menneskelige og andre ressurser og det meste annet som foregår i banken. Verdiregnskapet gir oss også mulighet til å få en nærmere kontakt med de aktører som er interessenter i banken, og dermed til å bruke disse som ressurser til bankens beste.
3 Verdiregnskapets prosess
3.1 Formål og bruk
Før vi tar i bruk verdiregnskap, bør vi klargjøre hva vi ønsker å bruke det til og hvordan. Et verdiregnskap kan gjøres svært omfattende og ressurskrevende. På den annen side kan vi også lage nyttige verdiregnskap med relativ liten ressursbruk.
Arbeidet med verdiregnskapet går gjennom følgende trinn:
- Verdigrunnlag og verdiutsagn
- Spørreundersøkelse og verdiregnskap
- Analyse og forslag
- Forberede neste års verdiregnskap
3.2 Ansvarlige for prosessen og verdiregnskapet
På samme måte som for det økonomiske regnskap, må banken selv ha ansvaret for verdiregnskapet.
Den kan selvsagt sette dette bort til eksterne rådgivere, men det må være en eller flere i banken som har ansvaret sammen med disse. Dette er enda viktigere for et verdiregnskap enn for det økonomiske regnskap. I et økonomisk regnskap har vi mer eller mindre klare regler og en omfattende praksis for hvordan regnskapet skal gjennomføres og settes opp. For verdiregnskap avhenger det vi gjør og hvordan vi gjør det, av banken verdiregnskapet settes opp for.
Eksterne konsulenter kan være nødvendig for å:
– Utvikle de arbeidsmetoder og prosesser som er nødvendig for verdiregnskapene
– Utarbeide de første verdiregnskap og verdibudsjett
– Lede en del av gruppeprosessene
– Gjennomføre en del undersøkelser og analyser
På sikt bør banker selv kunne gjennomføre alle deler av verdiregnskapet, på tilsvarende måte som den selv har ansvaret for sitt økonomiske regnskap.
3.3 Dialoggrupper
De fleste som til nå har brukt verdiregnskap, har brukt en eller annen form for dialoggrupper. Dette er grupper med representanter fra de viktigste interessentene. Interessentene kan være de ansatte, kunder, eiere osv. Dialoggruppene kan brukes både i forberedelsene til verdiregnskapet og i analysen og oppfølgingen.
I forberedelsene vil dialoggruppene finne ut hvilke verdier banken skal virkeliggjøre i forhold til den aktuelle interessenten. Arbeidet skal munne ut i konkrete forslag til utsagn som skal brukes i spørreundersøkelsen til verdiregnskapet. Den nøyaktige formulering kan overlates til folk som har erfaring med å formulere spørsmål i telefoniske eller skriftlige spørreundersøkelser.
Et av de viktigste bidragene fra dialoggruppene er å foreslå tiltak. I prinsippet skal de gi banken råd om hvordan den kan fortsette å være bra på det den allerede er bra på, og om mulig bli enda bedre. De skal også komme med forslag om hva som skal gjøres med det som er mindre bra eller dårlig.
Dialoggruppene er derfor en ressurs som hjelper banken med analyser og forslag. I tillegg vil selve prosessen kunne ha andre positive virkninger. Når interessentene, f.eks. bankens kunder, blir tatt så alvorlig at banken tar dem med i slike ressursgrupper, vil dette ofte i seg selv bedre forholdet til banken. Virkningen vil være enda større hvis de opplever at deres analyser og råd blir tatt så alvorlig at tiltak blir igangsatt. Dette gode forholdet kan selvsagt brukes på andre måter og i andre sammenhenger enn i forbindelse med verdiregnskapet.
Det interne verdiregnskapet kan på tilsvarende måte virke sterkt motiverende på de ansatte og også bidra til en kontinuerlig kvalitetssikrings- og utviklingsprosess i banken.
3.4 Verdigrunnlag og verdiutsagn
Vanligvis vil verdiregnskapet være et regnskap for i hvilken grad bankens verdigrunnlag er oppfylt. Det er ingenting i veien for å igangsette en verdiprosess for å komme fram til et verdiregnskap selv om en i utgangspunktet ikke har et verdigrunnlag. Denne prosessen kan da brukes også til å utarbeide et verdigrunnlag.
I verdiregnskapet vil vi konkretisere verdigrunnlaget i mer detalj. Dette betyr å sette opp helt konkrete utsagn som kan gi en pekepinn på i hvilken grad vi har virkeliggjort verdiene i verdigrunnlaget. Noen eksempler på verdiutsagn til en spørreundersøkelse:
Spørsmål til bankens kunder
– Du blir behandlet høflig av ansatte i vår bank?
– Du får alltid det du er lovet til avtalt tid?
Spørsmål til ansatte
– Du opplever ditt arbeid som meningsfullt?
– Dine ideer og forslag blir tatt godt imot?
– Du har tillit til at bankens toppledelse gjør en profesjonell jobb som ledere?
3.5 Undersøkelsene og verdiregnskapet
Spørreundersøkelsene utføres ved hjelp av spørreskjemaer som innholder de utsagnene som skal inngå i verdiregnskapet. Disse kan sendes ut til de representantene for interessegruppene som skal svare. Vi kan også bruke telefonintervjuer.
I tillegg til spørreundersøkelsene kan vi ta med andre undersøkelser i verdiregnskapet, f.eks.:
– Sykefravær
– Antall ansatte som har sluttet
– Antall kursdager de ansatte har deltatt på
– Det fysiske arbeidsmiljø, f.eks. luftkvalitet, temperatur eller støy
– Markedsandeler
Selve verdiregnskapet er en presentasjon av resultatene fra spørreundersøkelsene og andre undersøkelser, og eventuelle statistiske bearbeidinger av disse.
Verdiregnskapet bør også drøfte de viktigste resultatene fra disse analysene, og ofte ta med noen mer kvalitative vurderinger og eventuelt forslag til hva det er viktig å gjøre noe med.
3.6 Vurderinger, analyser og forslag
Verdiregnskapet vil gjøre oss oppmerksom på både hva som står bra og dårlig til innad i banken og i forhold til de viktigste interessentene. Dette er et utgangspunkt for nærmere analyser av årsaker til hvorfor svarene ble som de ble og til å finne mulige konsekvenser. Disse analysene og vurderingene bør føre til konkrete forslag til tiltak vi kan gjennomføre. Dette kan være hva vi bør gjøre i forhold til de svakheter og mangler som blir avdekket, men også hvordan vi bedre kan benytte oss av de positive og sterke sidene som verdiregnskapet har vist oss.
I denne prosessen kan dialoggrupper med deltakere fra de forskjellige interessegruppene være svært nyttige. Men uansett om vi bruker slike dialoggrupper eller ikke, det viktigste er hvordan det blir fulgt opp i den vanlige banken. De enkelte avdelinger og enkeltpersoner har hovedansvaret for å selv bruke verdiregnskapet og å følge opp dette.
3.7 Verdibudsjett
Det økonomiske regnskap er nøye knyttet til det økonomiske budsjett. Skal vi ha fullt utbytte av verdiregnskapet, bør også dette knyttes sammen med et verdibudsjett.
Et budsjett og et regnskap er to sider av samme sak. Budsjettet forteller hvordan vi tror at det skal gå, og regnskapet forteller hvordan det virkelig gikk.
Det er antagelig å spenne buen vel høyt å lage et verdibudsjett før vi har laget vårt første verdiregnskap. Etter det første verdiregnskapet, vil det være nyttig å lage et verdibudsjett som en del av forberedelsene til det neste verdiregnskapet. De viktigste delene av verdibudsjettet vil være de samme som i verdiregnskapet. Dette er de verdier vi skal virkeliggjøre, spesifisert ved de aktuelle verdiutsagn. Verdibudsjettet vil så inneholde de tall vi har til mål å oppnå i det neste verdiregnskapet. For eksempel kan vi fastslå i budsjettet at vi ønsker at antallet medarbeidere som er fornøyd med sin arbeidssituasjon, neste år skal være 92% eller mer (hvis det for eksempel var 77% i forrige verdiregnskap).
I planene som er knyttet til verdibudsjettet, bør det da inngå tiltak som skal føre til denne resultatforbedringen. Regnskapet vil da vise oss i hvilken grad vi har nådd dette målet. Analysen av regnskapet bør da klargjøre hva som har virket og hvorfor, eventuelt hva som ikke har virket og hvorfor.
Verdiregnskapet og verdibudsjettet vil da også fungere som styringsverktøy.
3.8 Verdirevisjon
Hvis verdiregnskapet skal kvalitetssikres på tilsvarende måte som det økonomiske regnskapet, er det nødvendig med en revisjon.
Det er vanskelig å gjennomføre noen god revisjon av et verdiregnskap, da vi ikke har samme regler og erfaringer som med økonomiske regnskap. I prinsippet bør imidlertid en revisjon utføres etter de samme hovedprinsipper som en økonomisk revisjon. Den skal vurdere om verdiregnskapet er utført på en faglig forsvarlig måte, og at det gir et riktig bilde av det det skal være et regnskap for.
På det nåværende tidspunkt er det neppe mulig å få utført noen god revisjon av et verdiregnskap. Dette vil kreve at uavhengige granskere foretak en omfattende analyse og vurdering av verdiregnskapet og prosessen i forbindelse med dette. Dette er neppe verken faglig eller økonomisk forsvarlig å gjøre i dag. En mer moderat revisjon er antagelig fornuftig hvis vi skal ta verdiregnskapet på alvor. En revisjon vil også gi oss nyttige tilbakemeldinger.
Sejlflod kommune i Danmark har fått gjennomført en revisjon av sitt verdiregnskap. Revisjonen er utført av Kommunernes Revisionsafdeling. I revisjonserklæringen, som står sammen med revisjonserklæringen for det økonomiske regnskap, står det:
“Vedrørende foranstående etiske regnskab har vi påset:
-at de af Sejlflod kommunalbestyrelse vedtagne modeller og metoder er fulgt ved udarbejdelsen, og
-at resultaterne af de afgivne svar på de stillede spørgsmål er sandfærdigt beskrevet, såvel i teksterne som i de grafiske opstillinger.”
3.9 Et eksempel på et verdiregnskap
Den danske Sparekassen Nordjylland har brukt verdiregnskap. Selv om verdiregnskapet må tilpasses den enkelte bank, kan disse erfaringene gi en del nyttig informasjon om hva verdiregnskap kan være, hvordan det gjennomføres og hva det kan brukes til.
En gjennomgang av Sparekassen Nordjyllands verdiregnskap er derfor tatt med i Tillegg 1, bakerst i dette prosjektforslaget.
4 Prosjektets innhold
Prosjektet består av å gjennomføre et verdiregnskap og prosessene rundt dette, samt å foreta en evaluering og ut fra dette komme med råd og forslag. Innholdet i prosjektet er beskrevet i kapittel 2 og 3 i dette prosjektforslaget.
Forøvrig tenker en seg følgende framgangsmåter:
Avklare prosjektets omfang
Vi kan ha mange ambisjonsnivåer på et verdiregnskap. Hvor omfattende det blir, avhenger blant annet av hvor mange verdier som skal med i verdiregnskapet. Det avhenger også av hvor mange som skal spørres ut med spørreskjemaundersøkelsen og i intervjuene. Og hvor mange dialoggrupper vi skal bruke.
Det er derfor nødvendig med en avklaring med banken hvor omfattende verdiregnskap en ønsker å gjennomføre.
Identifisere interessenter
Prosjektgruppa vil i samarbeid med ressurspersoner fra banken identifisere de aktuelle interessenter som skal med i verdiregnskapet. Det må også gjøres en vurdering og bestemmes i hvilken grad de forskjellige interessegruppene skal deles opp i undergrupper.
Dialoggrupper
Det må så settes ned dialoggrupper med representanter fra de forskjellige interessenter. Disse dialoggruppene vil komme fram til de verdiene som skal måles i forhold til de forskjellige interessenter. De skal også komme med forslag til konkrete spørsmål. Den endelige utformingen av spørsmålsstillingene gjøres av noen som har erfaring med denne typen spørreundersøkelser.
Utarbeide spørreundersøkelsene
Nå utvikles de forskjellige spørreskjemaene som skal brukes overfor de forskjellige interessenter. Vi utarbeider også intervjuguider for de muntlige intervjuene av enkeltpersoner eller grupper.
Spørreundersøkelsen gjøres så og resultatet analyseres.
Analyse og forslag til tiltak
Prosjektgruppa, ressurspersoner fra banken og dialoggrupper med interessenter analyserer resultatene av verdiregnskapet. Dette inkluderer å finne forklaringer til at resultatene er blitt som de er blitt, og forslag til tiltak.
Prosjektgruppa oppsummerer dette i en rapport som inngår som en del av prosjektets resultat.
Utvikle neste års verdiregnskap
På bakgrunn av de erfaringene som ble gjort med verdiregnskapet, utvikles grunnlaget for neste års verdiregnskap. Dette er å utarbeide spørreskjemaer, intervjuguider og et opplegg for gjennomføring av prosessene.
Verdibudsjett
På bakgrunn av verdiregnskapet er det også mulig å sette opp et verdibudsjett. Dette består av hvilke verdier en ønsker å måle og hva en har som mål å oppnå med disse. I tillegg vil verdibudsjettet inneholde forslag til tiltak for å nå disse verdiene.
Evaluering og rapportering
I tillegg til selve verdiregnskapet og dokumentasjonen rundt dette, vil resultatene bli presentert i en bok “Håndbok i verdiregnskap for banker”. Resultatene vil også bli presentert på et seminar med et utvalg av bankens ansatte. På seminaret vil vi også vurdere og diskutere resultatene og komme med forslag til hva som videre bør gjøres.
5 Prosjektets organisering
Styringsgruppe
I styringsgruppa sitter prosjektledelsen og representanter for banken.
Prosjektgruppa
Prosjektet organiseres med en hovedprosjektgruppe. I denne vil blant annet følgende personer fra forslagsstillerne sitte: Henri Werring, Bodil Nordvik og Leif-Runar Forsth.
Delprosjektgrupper
Det vil være naturlig å skille enkelte deler av prosjektet ut som egne delprosjekter eller underprosjekter. Eksempler er:
– Spørreskjemaundersøkelsen
– Intervjuundersøkelsen
– Opplæring og veiledning av bankens ledere
– Kurs i etikk for bankens ansatte
– Osv.
Ressursgrupper
Det er en forutsetning for et vellykket prosjekt at det deltar medarbeidere fra banken i ressursgrupper. Disse trenger nødvendigvis ikke arbeide full tid eller store deler av sin tid med prosjektet. Det er imidlertid nødvendig at prosjektgruppa har tilgjengelig ressurspersoner i banken som kan bidra med å skaffe opplysninger, gi tilbakemeldinger og delta i diskusjoner.
I tillegg kan det være aktuelt å knytte til seg andre ressursgrupper. Eksempler er grupper fra prosjektets moderorganisasjoner som kan bistå med å arrangere kurs, utføre spørreundersøkelser, gjøre analyser og som rådgivere og diskusjonspartnere.
6 Håndbok i verdiregnskap for banker
Et viktig resultat fra prosjektet vil være en håndbok i verdiregnskap. Denne vil oppsummere de erfaringene som er gjort gjennom prosjektet. Håndboka vil være utarbeidet for verdiregnskap for den oppdragsgivende bank.
I “Håndbok i verdiregnskap for banker” vil vi også gjøre bruk av en del av det arbeid som er gjort tidligere med bøkene “Verdiregnskap” og “Lederetikk” av Leif-Runar Forsth og “Etikk i kommunen” av Henri Werring.
Det endelige innholdet i boka vil bli bestemt mot slutten av prosjektet. Dette fordi boka jo nettopp skal ta med de erfaringer som er gjort i prosjektet.
På den annen side kan vi allerede nå, ut fra det som er kjent via tidligere arbeid og ut fra prosjektforslaget, ha visse ideer om hva denne boka skal inneholde. Vi har satt opp en slik foreløpig innholdsfortegnelse for å gi inntrykk av hva boka kan komme til å inneholde.
I den foreløpige innholdsfortegnelsen har vi følgende kapitler:
1 Verdier, etikk, moral og normer
I dette kapitlet gir vi en kort forklaring av hva disse begrepene betyr. Dette vil også gi et grunnlag for å forstå hva et verdiregnskap er, hva det kan brukes til og hvorfor vi bruker det.
2 Verdiregnskap
I dette kapitlet gjennomgår vi hva verdiregnskap er.
3 Verdiregnskap for banker
Selv om prinsippene bak verdiregnskap er de samme uansett hva slags organisasjon det er som lager verdiregnskap, vil også en del være forskjellig. Dette fordi forskjellige organisasjoner vil ha forskjellige interessenter, forskjellige verdier i forhold til disse, forskjellige egne verdier, og forskjellige organisasjonsformer. I tillegg vil forskjellige organisasjoner bruke verdiregnskapene på forskjellig måte.
Vi vil derfor gjennomgå det som er spesielt for verdiregnskap i banker.
4 Verdibudsjett
I dette kapitlet gjennomgår vi hva verdibudsjett er og hvordan de kan settes opp.
5 Framgangsmåter og gjennomføring
Her gjennomgår vi den konkrete framgangsmåten for å forberede og gjennomføre et verdiregnskap inkludert verdibudsjettet.
6 Prosessene
I dette kapitlet forklarer vi prosessene i nærmere detalj. Her vil vi også gi råd om hvordan grupper settes sammen og hvordan de kan ledes på en hensiktsmessig måte ut fra formålet.
7 Bruk av verdiregnskap
Dette kapitlet tar for seg hvordan verdiregnskapet kan brukes innad i banken og i forhold til andre interessenter. Vi vil her også drøfte organisatoriske spørsmål som kan være av betydning.
Tillegg
Tilleggene vil inneholde eksempler på spørreskjemaer som kan brukes til å lage verdiregnskap. Disse vil kunne brukes direkte, eller i noe modifisert utgave, av banker som ønsker å lage verdiregnskap. Tilleggene vil også inneholde intervjuguide.
7 Økonomi
På det nåværende tidspunkt er det ikke mulig å fastslå kostnadene til prosjektet.
Dette fordi prosjektet kan gjennomføres med mange forskjellige ambisjonsnivå.
Kostnadene vil bl.a. avhenge av:
– Hvor mange skal delta i spørreskjemaundersøkelsene?
– Hvor mange skal intervjues?
– Hvor mange spørsmål skal vi ta med i disse undersøkelsene?
– Hvor mange dialoggrupper skal vi bruke?
– Hvor mange deltakere i hver gruppe?
– Hva annet skal med i verdiregnskapet?
Tillegg 1 Sparekassen Nordjyllands etiske regnskap
I dette tillegget gjennomgår vi verdiregnskapet til Sparekassen Nordjylland.
Eksemplene gir gode illustrasjoner på hva verdiregnskap kan være og hvordan de brukes i praksis.
T1.1 Bank, visjon og strategi
Sparekassen er den syvende største pengeinstitusjonen i Danmark. Som navnet sier, er det geografiske målområdet Nordjylland. Hver tredje nordjyde er kunde i Sparekassen.
I 1993 var det i overkant av 1200 ansatte fordelt på 70 filialer. Hovedkontoret ligger i Aalborg.
Sparekassen Nordjyllands visjon er:
Å være kraftsenter for økonomisk og menneskelig utvikling i Nordjylland.
Sparekassens grunnleggende strategi er å være en desentralisert og kundeorientert bank.
T1.2 Verdistyring
En viktig del av denne desentraliserte, kundeorienterte strategien er å bruke verdistyring. Det betyr at alle ansatte skal være klar over hvilke verdier Sparekassen Nordjylland forsøker å virkeliggjøre. Disse verdiene går fram av verdigrunnlaget og, mer spesifisert, ved hjelp av det etiske regnskapet. Dette gir også de ansatte en helhetsforståelse som gir sammenheng i de beslutninger som treffes på forskjellig nivå og steder i banken.
Sparekassen Nordjylland formulerte sitt idégrunnlag i begynnelsen av åttiårene. Seinere laget de også sitt verdigrunnlag for Sparekassen. Det første verdigrunnlaget var utformet av ledelsen. Seinere er det utviklet videre og revidert i dialog med alle de ansatte og et utvalg av kunder, aksjonærer og representanter for lokalsamfunnet. Verdigrunnlaget legger vekt på at Sparekassen både skal tjene penger og ha en høy etikk. Det etiske regnskapet er et hjelpemiddel som skal bidra til begge disse målsetningene. Sparekassen Nordjylland bruker sitt etiske regnskap både til å finne ut hva de bør gjøre og til å vurdere i hvilken grad de har fått til dette.
T1.3 Etikk som prosess
Sparekassens etiske regnskap og den prosess som fører til dette, er preget av Pruzan og Thyssens (1990) oppfatning av hva etikk er og hvordan etikk utvikles. Pruzan og Thyssen definerer etikk slik:
“Etikk er et offentlig anliggende som kan og skal diskuteres. Etikken gir ingen entydige svar, men dreier seg om en prosess, hvor parter som har hver sine verdier skal avklare hva de kan bli enige om er riktig og galt. Ideelt sett er en beslutning etisk, hvis alle, som påvirkes av den, gir sitt samtykke. Derfor handler etikk om, hvilke verdier som er sterke nok til å være felles og om konfliktløsning gjennom en samstemning av disse verdier.”
Og:
“Etikk er ikke en fasitliste over riktig og galt. Etikk er heller ikke en sterk personlig følelse av hva som er riktig og galt.
En handling er ikke etisk, bare fordi jeg kan godta den. Den er etisk, hvis alle berørte parter kan godta den.
Etikk handler likeså mye om en samtaleprosess mellom parter som samtalens produkt i form av handlinger.”
Det sentrale i Pruzan og Thyssens forståelse av etikk er at det er felles verdier som er kommet fram via en samtaleprosess mellom interessentene. Pruzan og Thyssen oppsummerer det selv slik i forbindelse med Sparekassens etiske regnskap, Iversen, Poulsen og Bentzen (1993):
Interessenter
En interessent påvirker eller påvirkes av en banks handlinger og er derfor part i dem. En interessent kan være en person eller en gruppe.
Felles verdier
Felles verdier er kriterier som banken og interessenter er enige om å bruke til å vurdere om bankens handlinger er akseptable.
Verdigrunnlag
Et verdigrunnlag er et samlet uttrykk for de verdier som en bank er blitt enig med sine interessenter om å følge.
Etisk regnskap
Et etisk regnskap er en måling av i hvilken grad en bank lever opp til de felles verdier den har forpliktet seg til å følge.
T1.4 Interessegrupper, dialogsirkler og felles verdier
Sparekassens dialogsirkler består av representanter for de forskjellige interessegrupper. Ifølge Iversen, Poulsen og Bentzen (1993) hadde Sparekassen dialogsirkler for følgende interessegrupper:
Ansatte
Dialogsirkler som hver var sammensatt av tre ekspedisjonsmedarbeidere, tre økonomiservicemedarbeidere, tre næringslivsmedarbeidere og tre andre medarbeidere. Hver av dialogsirklene hadde to møter, begge fra klokken 9.00 – 13.00.
Deltakerne til dialogsirklene ble tatt ut statistisk tilfeldig blant de ansatte.
Kunder
Det ble brukt to dialogsirkler for privatkunder og to for bedriftskunder. Noen av deltakerne ble valgt ut statistisk tilfeldig og andre ble utpekt. Dialogsirklene hadde to møter, begge fra klokken 16.00 – 20.00.
Unge, 14-18 år
I 1993 hadde Sparekassen også en dialogsirkel med unge mennesker i alderen 14-18 år. Denne besto av et representativt utvalg av kunder og ikke-kunder.
Aksjonærer
En dialogsirkel med aksjonærer knyttet til hovedkontoret. Disse var valgt ut slik at de representerte forskjellige kundetyper.
Lokalsamfunnet
Denne dialogsirkelen var også knyttet til hovedkontoret. Den var sammensatt av fjorten personer med stor bredde yrkesmessig og interessemessig.
Dialogsirklene brukes både til å klargjøre hvilke verdier som skal måles i det etiske regnskapet og til å diskutere og tolke det etiske regnskapet. I tillegg til representanter for interessegruppene, deltar det to medarbeidere fra Sparekassen som fungerer som prosesskonsulenter i sirkelmøtene. I 1993 deltok ca. 300 personer i til sammen nesten 30 dialogsirkelmøter.
En etisk prosess i Sparekassen Nordjylland kan da se slik ut:
- Spørreundersøkelse
- Fra spørreundersøkelsen lages et etisk regnskap med tolkninger. Det etiske regnskap offentliggjøres på tilsvarende måte som det økonomiske.
- Dialogsirklene arbeider med det etiske regnskapet. De drøfter og kommenterer resultatene og kommer med forslag til hva Sparekassen kan gjøre. De revurderer også verdiene og spørsmålene som brukes i det etiske regnskap.
- Sparekassen arbeider så videre med disse kommentarene og forslagene.
- På bakgrunn av det etiske regnskap og analysen og forslagene ut fra dette, utarbeider en så spørreundersøkelsen for neste års etiske regnskap.
Selve undersøkelsen foregår ved hjelp av telefonintervju. De kunder, aksjonærer og representanter for lokalsamfunnet som blir spurt ut for det etiske regnskap, vil alltid være anonyme for Sparekassens ansatte. Internt i Sparekassen har en ikke etiske regnskap for organisatoriske enheter med færre enn tjue ansatte. Dette også av anonymitetshensyn. Det skal ikke være mulig å identifisere enkeltpersoners svar.
Vi skal nå se på noen eksempler på spørsmålene som ble brukt i Sparekassen Nordjyllands etiske regnskap for 1993.
Kunder
1029 tilfeldig utvalgte kunder ble spurt i undersøkelsen. 84% svarte.
Tabellen under viser de utsagn som fikk flest positive svar og de som fikk færrest.
Undersøkelsen ble foretatt ved telefonoppringning, der de spurte skulle ta stilling til en rekke påstander. De kunne svare om de var Meget enig, Litt enig, Litt uenig, Meget uenig eller om de hadde Ingen holdning til utsagnet.
Du får en vennlig betjening 96%
Sparekassen gir seg tilstrekkelig tid til å betjene deg 93%
Du er trygg ved å bruke Sparekassen som pengeinstitusjon 91%
Du får en kvikk ekspedisjon 91%
De utsagn som fikk færrest positive svar i 1993:
Du vet hvorfor Sparekassen medvirker i Nordjydske aktiviteter 55%
Sparekassen Nordjylland tilkjennegir sin holdning til vesentlige
lokale og samfunnsmessige spørsmål 53%
Sparekassen fraråder investeringer som etter Sparekassens
meninger er for risikable 38%
Sparekassen tar kundenes kritikk og forslag opp til behandling 36%
Sparekassen oppfattet resultatet av undersøkelsen som at kundene hadde stor tillit til Sparekassen og at de for det meste var fornøyd med den. Sparekassen tolket de lave positive svarprosentene på de utsagnene som fikk færrest positive svar, som et uttrykk for at mange ikke hadde erfaring med Sparekassen på disse områdene. Dette illustreres bl.a. av at det var 52% som ikke hadde noen mening om Sparekassens investeringsråd. Av kritikk som ble tatt mer alvorlig, var at en god del kunder syntes at de ikke fikk tilstrekkelig informasjon om tilbud og ytelser. Mange syntes også at Sparekassens prisstruktur var uforståelig.
En tallmessig sammenligning med det etiske regnskapet fra 1992 var vanskelig å gjøre, da spørsmålene for en stor del var endret. En del var endret fordi en ønsket å vektlegge andre verdier. Andre var endret fordi de tidligere utsagnene ikke hadde vært tilstrekkelig klare.
Ansatte
Av de 1304 ansatte fikk telefonintervjuerne kontakt med 1232. 98% av dem ville svare på spørsmålene.
Tallene fra det etiske regnskap i 1992 er gitt der spørsmålene var de samme.
De utsagn som fikk flest positive svar i 1993 var:
1992 1993
Du opplever ditt arbeid som meningsfullt 96% 97%
Det aksepteres at oppgaver løses forskjellig 94% 95%
Ditt arbeid er motiverende og interessant 95% 94%
Du trives på din arbeidsplass 96% 93%
De utsagn som utviklet seg mest positivt fra 1992 til 1993:
1992 1993
Du føler deg trygg i din ansettelse (også i framtida) 58% 73%
Dine sterke sider blir brukt (optimalt) 80% 86%
De utsagn som fikk færrest positive svar i 1993 var:
1992 1993
Du føler deg trygg på den måten organisasjonsendringer
gjennomføres på 41% 40%
Du føler deg trygg ved den måten jobbskifte foregår på – 41%
Sparekassen belønner ekstraordinære prestasjoner 45% 42%
Nye forslag behandles hurtig og beslutningsprosessen
er kvikk 50% 46%
De utsagn som utviklet seg mest negativt fra 1992 til 1993:
1992 1993
Verdigrunnlaget (kan) brukes ved konflikter og
problemløsning 66% 47%
Som hovedregel kan du klare dine daglige arbeidsoppgaver
innenfor normal arbeidstid uten å bli stresset 69% 50%
Noen av utsagnene er noe modifisert fra 1992 til 1993. Dette skaper noe usikkerhet i sammenligningene.
Sparekassen er fornøyd med at det er flere som er trygge i sin ansettelse i 1993 enn i 1992. Det er også klart fra undersøkelsen at de fleste trives i sitt arbeid som de opplever meningsfullt, motiverende og interessant. Regnskapet viser også at de ansatte ikke har like stor tillit til hvordan Sparekassen gjennomfører organisasjonsendringer, jobbskifte, behandler forslag eller belønner innsats. I 1992 var det 69% som syntes de greide sine arbeidsoppgaver innenfor normal arbeidstid uten å bli stresset. Dette er i seg selv markert lavere enn tallet fra dem som opplever arbeidet som interessant osv. Enda mer bekymringsfullt er det at antallet i 1993 er falt til 50%.
Sparekassen Nordjylland oppsummerer dette slik:
“Hverdagen er blitt hardere for de ansatte i Sparekassen Nordjylland i 1993, og man kan få en fornemmelse av at verdigrunnlaget ikke har hatt en så framtredende plassering som man kunne ønske.
Besvarelsene til årets etiske regnskap viser at nærmiljøet har blitt hardere og at medarbeiderne skal løpe hurtigere på grunn av nye arbeidsoppgaver og færre ansatte.
Det blir således en oppgave for Sparekassen i det kommende år å få brakt større harmoni mellom ord og handling på dette området.”
Aksjonærer
594 aksjonærer ble spurt i undersøkelsen og svarprosenten var 81%.
De utsagn som fikk flest positive svar i 1993:
Du får en vennlig betjening 97%
Du får en kvikk ekspedisjon 94%
Du har tiltro til at Sparekassen Nordjylland fortsatt vil være et lokalt
pengeinstitutt 93%
Disse spørsmålene ble ikke stilt i det etiske regnskap 1992.
De utsagn som fikk færrest positive svar i 1993:
1992 1993
Du er overbevist om at aksjene i Sparekassen på lengre sikt
vil gi en tilfredsstillende avkastning 49% 48%
Du kjenner Sparekassens visjon og mål, dvs. hvordan
Sparekassen ønsker å utvikle seg 58% 58%
Det vil være en god idé at Sparekassen nedlegger økonomisk
urentable filialer 48% 65%
Konklusjonen er at også aksjonærene, som kunder, opplever Sparekassen på en positiv måte. De er ikke like overbevist om at aksjene i Sparekassen på lengre sikt er en god investering. Stigningen fra 48 til 65% om enigheten i utsagnet om at Sparekassen bør nedlegge økonomisk urentable filialer, er markert. Sparekassen selv tolker dette slik: “Besvarelsen må tolkes i retning av at Sparekassen i høyere grad skal konsentrere seg om de aktiviteter som gir avkastning.”
Denne tolkningen støttes også av svaret på utsagnet: På kort sikt er det viktigere for deg at Sparekassen skaper aktiviteter og arbeidsplasser i Nordjylland enn at du får utbytte av dine aksjer. Her var 80% enig i 1992 og 74% i 1993. Selv om det fremdeles er et stort flertall av eierne som mener at det er viktigere at Sparekassen bidrar til aktivitet og arbeidsplasser, er det en markert nedgang fra året før.
Sparekassen synes også at det er bemerkelsesverdig at det bare er 58% av aksjonærene som kjenner Sparekassens visjon og mål.
Ikke-kunder
620 ikke-kunder ble spurt i det etiske regnskap. Svarprosenten var 63%.
De utsagn som fikk flest positive svar i 1993:
Du har tiltro til at Sparekassen Nordjylland fortsatt vil være et lokalt
pengeinstitutt 74%
Sparekassen Nordjylland nyter tillit i lokalsamfunnet 59%
Sparekassen Nordjylland skaper aktivitet og arbeidsplasser i Nord-
jylland 58%
De samme spørsmål ble ikke stilt i det etiske regnskap i 1992.
De utsagn hvor det er færrest positive svar i 1993:
1992 1993
Sparekassen Nordjylland inndrar borgerne i en vurdering
av hvilke aktiviteter en skal være med å utvikle i lokal-
samfunnet 28% 19%
Sparekassen Nordjylland tilkjennegir sin holdning til
vesentlige lokale og samfunnsmessige spørsmål 39% 29%
Sparekassen informerer tilstrekkelig om sin medvirkning
i Nordjydske aktiviteter 45% 41%
Sparekassen konkluderer med at den har tillit i lokalsamfunnet og også blant de fleste som ikke er kunder. En markert utvikling er tilbakegangen i de utsagnene som fikk færrest positive svar i 1993. Sparekassen har derfor ikke i den grad den har ønsket, greid å markere seg overfor den del av befolkningen som ikke er kunder i Sparekassen.
T1.5 Erfaringer med det etiske regnskap
I Sparekassen Nordjyllands hefte “Verdiledelse og det etiske regnskap”, oppsummeres erfaringene slik:
“For Sparekassen er det ingen tvil om at etiske regnskap også i fremtiden vil få stor betydning for ledelsen av virksomheten. Med de store endringer alle virksomheter står overfor, er det behov for å supplere de tradisjonelle styringsverktøyer med nye. Det etiske regnskap og verdigrunnlaget betyr også bedre valgmuligheter for kunder, ansatte og aksjonærer. Et fremtidig valg av en fremtidig arbeidsplass, et fremtidig kunde- eller eierforhold, skal ikke kunne treffes ut fra de økonomiske overveielser. Der er andre verdier der skal med.
Erfaringene til nå viser også at for eksempel aksjonærer er interessert i et bredere engasjement enn blott økonomiske. Livet er annet enn økonomi.”
Selv om Sparekassen Nordjylland totalt sett er fornøyd med det etiske regnskapet og prosessene rundt dette, har det også vært en del fallgruver. Giversen, Poulsen og Benzten (1993) oppsummerer en del av erfaringene med det etiske regnskap.
Det er viktig med informasjon om det etiske regnskap. Spesielt viktig er det at ledelsen sier klart ifra om at dette er en del av virksomhetens strategiske prosess. Til og begynne med var det etiske regnskap et forsøksprosjekt. På et tidlig tidspunkt ble ledelsen klar over at de ville fortsette å bruke det etiske regnskap. Det gikk imidlertid for lang tid før dette ble gjort klart for de ansatte. Hvis de ansatte hadde forstått tidligere at dette virkelig ville bli brukt i årene framover, ville interessen og engasjementet i begynnelsen sannsynligvis vært større. Først da en virkelig begynte å bruke det interne etiske regnskapet, ble betydningen og verdien av dette forstått og anerkjent. Dette kom bl.a. klart fram på en heldags konferanse i 1992 der 800 medarbeidere arbeidet med verdiene trygghet og kommunikasjon.
Dialogen med interessentene førte lett til at Sparekassens medarbeidere kom i en slags forsvarsposisjon overfor interessentenes kritikk framfor å oppfatte denne som konstruktive innspill til å gjøre Sparekassen enda bedre. En åpen dialog med interessentene stiller store krav til evnen og viljen til å lytte, til åpenhet og til å gå inn i en konstruktiv debatt. Det er også viktig at interessentene opplever at Sparekassen ikke bare lytter, men også handler. Hvis interessentene opplever at resultatene fra det etiske regnskapet og dialoggruppene ikke blir tatt alvorlig av Sparekassen (dvs. fører til handling), vil forholdet til disse interessentene kunne forverres i stedet for å bedres. Mange mennesker vil gjerne komme med sine vurderinger, kritikk og forslag, og vil bli meget fornøyde hvis disse fører til noe. De vil lett føle seg oversett eller direkte holdt for narr, hvis deres innspill ikke blir tatt alvorlig. De kan da komme til å oppleve hele prosessen mer som en gimmick fra Sparekassens side framfor en alvorlig vilje til å lytte og til å handle.
Sparekassen konkluderer med at hvis prosessen skal lykkes, er det nødvendig med utholdenhet og tålmodighet. Det er nødvendig at ledelsen og prosjektarbeiderne tror på idéen og at de aktivt følger opp. De mener at det viktigste for at prosessen skal lykkes, er at ledelsen og andre nøkkelpersoner er overbevist om at det er riktig å lede ved hjelp av verdier.