Prosjektforslaget – Verdiregnskap for kommunen

Verdiregnskap kalles også etisk regnskap.

Leif-Runar Forsth og Bodil Nordvik

IPO AS Postboks 28 Grorud 0905 OSLO

Sammendrag av prosjektforslaget

Hovedformålet med prosjektforslaget er å gi kommunen et virkemiddel til bedre å virkeliggjøre sine verdier.

Et verdiregnskap er et regnskap over de verdier kommunen skal virkeliggjøre i forhold til sine ansatte, kommunens innbyggere og andre interessenter. Prosessen rundt verdiregnskapet kan også brukes til å få en bedre kommunikasjon og et bedre forhold til de forskjellige interessenter.

Et verdiregnskap er derfor et virkemiddel både til å utvikle kommunens verdier og til bedre virkeliggjøring av disse.

I løpet av prosjektet vil en:

– Lage et verdiregnskap for kommunen

– Gjennomføre prosessene knyttet til verdiregnskapet

– Evaluere prosessene, verdiregnskapet og dets bruk

– Foreslå verdibudsjett

– Utarbeide “Håndbok i kommunalt verdiregnskap”

Innhold

1 Prosjektets formål 3

1.1 Gjøre kommunen bedre i stand til å virkeliggjøre sine verdier

1.2 Lage et kommunalt verdiregnskap

1.3 Gjennomføre verdiregnskapsprosessene

1.4 Evaluere prosessene, verdiregnskapet og dets bruk

1.5 Håndbok i kommunale verdiregnskap

2 Verdiregnskap er et regnskap over verdier 4

3 Verdiregnskapets prosess 6

3.1 Formål og bruk

3.2 Ansvarlige for prosessen og verdiregnskapet

3.3 Dialoggrupper

3.4 Verdigrunnlag og verdiutsagn

3.5 Undersøkelsene og verdiregnskapet

3.6 Vurderinger, analyser og forslag

3.7 Verdibudsjett

3.8 Verdirevisjon

3.9 Et eksempel på et kommunalt verdiregnskap

4 Prosjektets innhold 10

5 Prosjektets organisering 12

6 Håndbok i kommunalt verdiregnskap 13

7 Økonomi 15

 

Tillegg 1 Sejlflod kommunes etiske regnskap 16

 

1 Prosjektets formål

1.1 Gjøre kommunen bedre i stand til å virkeliggjøre sine vedier

Via verdiregnskapet får kommunen en bedre forståelse av i hvilken grad den virkeliggjør sine verdier i forhold til sine egne ansatte, til kommunens innbyggere og andre interessenter. En del av de opplysninger som kan komme fram via et verdiregnskap, kan det være vanskelig å få tak i på annen måte.

Verdiregnskapet er også et hjelpemiddel til styring. Ved å utføre årlige vediregnskap, kan vi få en forståelse av i hvilken retning det bærer og i hvilken grad tiltak fungerer etter sin hensikt. En god og sikker tilbakemelding er en nødvendighet for å kunne styre godt.

Verdiregnskapet er også et godt hjelpemiddel for å bruke verdistyring innad i kommunen.

Både verdiregnskap i seg selv og prosessene rundt dette, kan også brukes til å skape en bedre kontakt mellom kommunen og de forskjellige interessentene. Kommunen kan også bruke grupper satt sammen av representanter fra interessentene, til å foreta analyser og komme med forslag til tiltak.

1.2 Lage et kommunalt verdiregnskap

Prosjektet vil føre fram til et kommunalt verdiregnskap. Det betyr også at en vil ha det meste av det som skal til for å lage neste års verdiregnskap.

1.3 Gjennomføre verdiregnskapsprosessene

De fleste verdiregnskap gjør bruk av dialoggrupper med representanter for de forskjellige interessentene. Disse brukes til å komme fram til de verdiene som skal måles i verdiregnskapet. De kan også brukes til å analysere verdiregnskapet og komme med forslag til tiltak.

I prosjektet vil vi gjennomføre de forskjellige prosessene knyttet til verdiregnskapet. Vi vil også komme fram til en “oppskrift” på hvordan slike grupper skal settes sammen og arbeide.

1.4 Evaluere prosessene, verdiregnskapet og dets bruk

Prosjektet vil evaluere de prosessene som brukes for å utarbeide verdiregnskapet, verdiregnskapet i seg selv og dets bruk. Dette vil inkludere en vurdering av hvilken nytte verdiregnskapet har hatt.

Ut fra denne evalueringen vil det bli gitt anbefalinger og forslag til hvordan verdiregnskap kan gjennomføres framover og hvordan de kan brukes.

1.5 Håndbok i kommunale verdiregnskap

Erfaringene fra prosjektet vil bli presentert i en “Håndbok i kommunalt verdiregnskap”.

Dette vil gjøre det lettere for kommunen seinere å utarbeide og bruke sine egne verdiregnskap uten ekstern bistand. Det vil også gjøre det mulig for andre kommuner å ta i bruk verdiregnskap uten den spesielle ekspertise som eller ville vært nødvendig. En slik håndbok vil også kunne være nyttig informasjon til de kommuner som vurderer om de vil ta i bruk verdiregnskap.

Håndboka er nærmere beskrevet i kapittel 6 i dette prosjektforslaget.

2 Verdiregnskap er et regnskap over verdier

Et verdiregnskap er et regnskap over hvordan organisasjonen oppfyller de verdier den bør oppfylle.

Disse verdiene følger ut fra de hensikter organisasjonen skal oppfylle for de forskjellige interessegrupper og aktører. Andre verdier kan direkte eller indirekte bidra til disse verdiene. Hvis det er en verdi for organisasjonen å være kunnskapsmessig oppdatert, vil dette medføre at lærelyst, engasjement og faglig interesse blant de ansatte vil være viktige verdier for å virkeliggjøre denne verdien.

Verdiregnskapet er derfor et regnskap over de verdiene som vanligvis ikke kommer fram i det økonomiske regnskapet. Verdiregnskapet kan også vise oss ting som kan ha stor økonomisk betydning, før disse blir synlige i de økonomiske regnskapstallene.

For mange offentlige og andre organisasjoner er formålet ikke å tjene penger, men å bruke penger til å virkeliggjøre andre verdier. Et sykehus bruker penger til å virkeliggjøre verdiene helse og trivsel, og en politistasjon til å virkeliggjøre verdiene trygghet og rettferdighet.

Det økonomiske regnskapet gir en oversikt over i hvilken grad de økonomiske verdier er ivaretatt. Men mye av det som er av betydning for økonomien i en organisasjon, kan vanskelig uttrykkes i et økonomisk regnskap. Årsmeldinger inneholder derfor ofte også andre typer analyser som kan gi et bedre bilde av hvordan den økonomiske situasjonen egentlig er, og hvordan den kan komme til å utvikle seg.

Et verdiregnskap kan omfatte den type data som kan komme fram ved hjelp av dialoger og spørreundersøkelser. I tillegg til de verdiutsagn som kan utarbeides ved hjelp av verdigrunnlaget og dialogene med interessegruppene, kan en også ta med mange andre typer undersøkelser i et verdiregnskap. Det kan inneholde andre typer data, f.eks. antall kursdager pr. ansatt, utslippsmengder av skadelige stoffer, måling av fysiske arbeidsforhold som lys, varme og luftkvalitet osv. osv. Et verdiregnskap kan i prinsippet (og i praksis) brukes til å kvantifisere de fleste verdier en organisasjon ønsker å virkeliggjøre. Er det en verdi å spare ressurser, kan det inngå målinger av strømforbruk, bensin og olje, papir og blyanter, datamaskiner osv. osv. Er det en verdi å ivareta de ansattes helse, kan oversikter over sykefraværet, antall skader osv. inngå. Verdiregnskapet er en metode og prosess der den enkelte organisasjon står fritt til å velge både innhold, hvilke interessenter som skal tas med og hvilke prosesser som skal følges.

Dette kapitlet gjennomgår hva verdiregnskap er og hva det kan brukes til.

Eksemplene viser noen spørsmål som kan gå inn i et verdiregnskap og svar som kan komme på disse.

Organisasjonen oppfattes som en kvalitetsleverandør

1993 1994

Helt enig 58% 52%

Delvis enig 30% 27%

Ingen mening 2% 10%

Delvis uenig 8% 4%

Helt uenig 2% 7%

 

Jeg har vurdert å skifte jobb i året som gikk

1993 1994

Helt enig 5% 12%

Delvis enig 14% 20%

Ingen mening 25% 20%

Delvis uenig 17% 14%

Helt uenig 39% 34%

 

Antall arbeidsulykker med sykefravær

1993 1994

12 37

 

Ser vi på tallene enkeltvis for 1994, gir kanskje disse ikke noe klart signal om at det er grunn til bekymring.79% av kundene er helt eller delvis enige i at organisasjonen kan oppfattes som en kvalitetsleverandør.

Ser vi på utviklingen fra året før, vil vi få et helt annet bilde. Færre kunder i 1994 (79%) enn i 1993 (88%) oppfatter organisasjonen som en kvalitetsleverandør. Antallet arbeidsulykker er gått opp og det er flere ansatte som har vurdert å slutte. Hver for seg ville kanskje ikke tallene være så alvorlige, da vi må vente variasjoner fra år til år. Men til sammen viser dette lille verdiregnskapet at vi har en klar trend som viser seg i flere av verdistørrelsene. Dette resultatet er antagelig et alvorlig varsel til organisasjonen om at noe er i ferd med å utvikle seg i en uheldig retning.

Slike tendenser kan avsløres på et tidlig tidspunkt vha. metoder som verdiregnskap. Dette kan være av avgjørende betydning for en organisasjon. Etterpåklokskap, etter at det er gått dårlig med organisasjoner, har mange ganger vist at tegnene har vært der lenge før ledelsen ble klar over dem.

Verdiregnskap og prosessene i forbindelse med dette, kan brukes til følgende:

– Klargjøre og utarbeide verdigrunnlag

– Konkretisere verdigrunnlaget i form av konkrete verdiutsagn og verdimål

– Gi et kvantifisert uttrykk for i hvilken grad verdimålene er nådd

– Få en dialog med viktige interessenter så som ansatte, kunder, leverandører, myndigheter og andre samfunnsgrupper

– Få forslag til tiltak for bedre å utnytte mulighetene og til å gjøre noe med svakhetene

 

Prosessen rundt verdiregnskapet gir oss mulighet til å igangsette prosesser internt i organisasjonen som kan være nyttige for samarbeidsforhold, utvikling av menneskelige og andre ressurser og det meste annet som foregår i organisasjonen. Verdiregnskapet gir oss også mulighet til å få en nærmere kontakt med de aktører som er interessenter i organisasjonen, og dermed til å bruke disse som ressurser til organisasjonens beste.

 

3 Verdiregnskapets prosess

3.1 Formål og bruk

Før vi tar i bruk verdiregnskap, bør vi klargjøre hva vi ønsker å bruke det til og hvordan. Et verdiregnskap kan gjøres svært omfattende og ressurskrevende. På den annen side kan vi også lage nyttige verdiregnskap med relativ liten ressursbruk.

Arbeidet med verdiregnskapet går gjennom følgende trinn:

1. Verdigrunnlag og verdiutsagn
2. Spørreundersøkelse og verdiregnskap
3. Analyse og forslag
4. Forberede neste års verdiregnskap

3.2 Ansvarlige for prosessen og verdiregnskapet

På samme måte som for det økonomiske regnskap, må organisasjonen selv ha ansvaret for verdiregnskapet.

Den kan selvsagt sette dette bort til eksterne rådgivere, men det må være en eller flere i organisasjonen som har ansvaret sammen med disse. Dette er enda viktigere for et verdiregnskap enn for det økonomiske regnskap. I et økonomisk regnskap har vi mer eller mindre klare regler og en omfattende praksis for hvordan regnskapet skal gjennomføres og settes opp. For verdiregnskap avhenger det vi gjør og hvordan vi gjør det, av organisasjonen verdiregnskapet settes opp for.

Eksterne konsulenter kan være nødvendig for å:

– Utvikle de arbeidsmetoder og prosesser som er nødvendig for verdiregnskapene

– Utarbeide de første verdiregnskap og verdibudsjett

– Lede en del av gruppeprosessene

– Gjennomføre en del undersøkelser og analyser

På sikt bør kommunen selv kunne gjennomføre alle deler av verdiregnskapet, på tilsvarende måte som den selv har ansvaret for sitt økonomiske regnskap.

3.3 Dialoggrupper

De fleste som til nå har brukt verdiregnskap, har brukt en eller annen form for dialoggrupper. Dette er grupper med representanter fra de viktigste interessentene. Interessentene kan være de ansatte, politikere, leverandører, innbyggerne osv. Dialoggruppene kan brukes både i forberedelsene til verdiregnskapet og i analysen og oppfølgingen.

I forberedelsene vil dialoggruppene finne ut hvilke verdier organisasjonen skal virkeliggjøre i forhold til den aktuelle interessenten. Arbeidet skal munne ut i konkrete forslag til utsagn som skal brukes i spørreundersøkelsen til verdiregnskapet. Den nøyaktige formulering kan overlates til folk som har erfaring med å formulere spørsmål i telefoniske eller skriftlige spørreundersøkelser.

Et av de viktigste bidragene fra dialoggruppene er å foreslå tiltak. I prinsippet skal de gi organisasjonen råd om hvordan den kan fortsette å være bra på det den allerede er bra på, og om mulig bli enda bedre. De skal også komme med forslag om hva som skal gjøres med det som er mindre bra eller dårlig.

Dialoggruppene er derfor en ressurs som hjelper organisasjonen med analyser og forslag. I tillegg vil selve prosessen kunne ha andre positive virkninger. Når interessentene, f.eks. kommunens innbyggere, blir tatt så alvorlig at organisasjonen tar dem med i slike ressursgrupper, vil dette ofte i seg selv bedre forholdet til organisasjonen. Virkningen vil være enda større hvis de opplever at deres analyser og råd blir tatt så alvorlig at tiltak blir igangsatt. Dette gode forholdet kan selvsagt brukes på andre måter og i andre sammenhenger enn i forbindelse med verdiregnskapet.

Det interne verdiregnskapet kan på tilsvarende måte virke sterkt motiverende på de ansatte og også bidra til en kontinuerlig kvalitetssikrings- og utviklingsprosess i organisasjonen.

3.4 Verdigrunnlag og verdiutsagn

Vanligvis vil verdiregnskapet være et regnskap for i hvilken grad organisasjonens verdigrunnlag er oppfylt. Det er ingenting i veien for å igangsette en verdiprosess for å komme fram til et verdiregnskap selv om en i utgangspunktet ikke har et verdigrunnlag. Denne prosessen kan da brukes også til å utarbeide et verdigrunnlag.

I verdiregnskapet vil vi konkretisere verdigrunnlaget i mer detalj. Dette betyr å sette opp helt konkrete utsagn som kan gi en pekepinn på i hvilken grad vi har virkeliggjort verdiene i verdigrunnlaget. Noen eksempler på verdiutsagn til en spørreundersøkelse:

Spørsmål til kommunens innbyggere

– Du blir behandlet høflig av ansatte i vår kommune?

– Du får alltid det du er lovet til avtalt tid?

 

Spørsmål til ansatte

– Du opplever ditt arbeid som meningsfullt?

– Dine ideer og forslag blir tatt godt imot?

– Du har tillit til at organisasjonens toppledelse gjør en profesjonell jobb som ledere?

 

3.5 Undersøkelsene og verdiregnskapet

Spørreundersøkelsene utføres ved hjelp av spørreskjemaer som innholder de utsagnene som skal inngå i verdiregnskapet. Disse kan sendes ut til de representantene for interessegruppene som skal svare. Vi kan også bruke telefonintervjuer.

I tillegg til spørreundersøkelsene kan vi ta med andre undersøkelser i verdiregnskapet, f.eks.:

– Sykefravær

– Antall ansatte som har sluttet

– Antall kursdager de ansatte har deltatt på

– Det fysiske arbeidsmiljø, f.eks. luftkvalitet, temperatur eller støy

– Utslippsmengder av skadelige stoffer

Selve verdiregnskapet er en presentasjon av resultatene fra spørreundersøkelsene og andre undersøkelser, og eventuelle statistiske bearbeidinger av disse.

Verdiregnskapet bør også drøfte de viktigste resultatene fra disse analysene, og ofte ta med noen mer kvalitative vurderinger og eventuelt forslag til hva det er viktig å gjøre noe med.

3.6 Vurderinger, analyser og forslag

Verdiregnskapet vil gjøre oss oppmerksom på både hva som står bra og dårlig til innad i organisasjonen og i forhold til de viktigste interessentene. Dette er et utgangspunkt for nærmere analyser av årsaker til hvorfor svarene ble som de ble og til å finne mulige konsekvenser. Disse analysene og vurderingene bør føre til konkrete forslag til tiltak vi kan gjennomføre. Dette kan være hva vi bør gjøre i forhold til de svakheter og mangler som blir avdekket, men også hvordan vi bedre kan benytte oss av de positive og sterke sidene som verdiregnskapet har vist oss.

I denne prosessen kan dialoggrupper med deltakere fra de forskjellige interessegruppene være svært nyttige. Men uansett om vi bruker slike dialoggrupper eller ikke, det viktigste er hvordan det blir fulgt opp i den vanlige organisasjonen. De enkelte avdelinger og enkeltpersoner har hovedansvaret for å selv bruke verdiregnskapet og å følge opp dette.

3.7 Verdibudsjett

Det økonomiske regnskap er nøye knyttet til det økonomiske budsjett. Skal vi ha fullt utbytte av verdiregnskapet, bør også dette knyttes sammen med et verdibudsjett.

Et budsjett og et regnskap er to sider av samme sak. Budsjettet forteller hvordan vi tror at det skal gå, og regnskapet forteller hvordan det virkelig gikk.

Det er antagelig å spenne buen vel høyt å lage et verdibudsjett før vi har laget vårt første verdiregnskap. Etter det første verdiregnskapet, vil det være nyttig å lage et verdibudsjett som en del av forberedelsene til det neste verdiregnskapet. De viktigste delene av verdibudsjettet vil være de samme som i verdiregnskapet. Dette er de verdier vi skal virkeliggjøre, spesifisert ved de aktuelle verdiutsagn. Verdibudsjettet vil så inneholde de tall vi har til mål å oppnå i det neste verdiregnskapet. For eksempel kan vi fastslå i budsjettet at vi ønsker at antallet medarbeidere som er fornøyd med sin arbeidssituasjon, neste år skal være 92% eller mer (hvis det for eksempel var 77% i forrige verdiregnskap).

I planene som er knyttet til verdibudsjettet, bør det da inngå tiltak som skal føre til denne resultatforbedringen. Regnskapet vil da vise oss i hvilken grad vi har nådd dette målet. Analysen av regnskapet bør da klargjøre hva som har virket og hvorfor, eventuelt hva som ikke har virket og hvorfor.

Verdiregnskapet og verdibudsjettet vil da også fungere som styringsverktøy.

3.8 Verdirevisjon

Hvis verdiregnskapet skal kvalitetssikres på tilsvarende måte som det økonomiske regnskapet, er det nødvendig med en revisjon.

Det er vanskelig å gjennomføre noen god revisjon av et verdiregnskap, da vi ikke har samme regler og erfaringer som med økonomiske regnskap. I prinsippet bør imidlertid en revisjon utføres etter de samme hovedprinsipper som en økonomisk revisjon. Den skal vurdere om verdiregnskapet er utført på en faglig forsvarlig måte, og at det gir et riktig bilde av det det skal være et regnskap for.

På det nåværende tidspunkt er det neppe mulig å få utført noen god revisjon av et verdiregnskap. Dette ville kreve at uavhengige granskere foretok en omfattende analyse og vurdering av verdiregnskapet og prosessen i forbindelse med dette. Dette er neppe verken faglig eller økonomisk forsvarlig å gjøre i dag. En mer moderat revisjon er antagelig fornuftig hvis vi skal ta verdiregnskapet på alvor. En revisjon vil også gi oss nyttige tilbakemeldinger.

Sejlflod kommune i Danmark, hvis verdiregnskap er gjennomgått i Tillegg 1, har fått gjennomført en revisjon av sitt verdiregnskap. Revisjonen er utført av Kommunernes Revisionsafdeling. I revisjonserklæringen, som står sammen med revisjonserklæringen for det økonomiske regnskap, står det:

“Vedrørende foranstående etiske regnskab har vi påset:

-at de af Sejlflod kommunalbestyrelse vedtagne modeller og metoder er fulgt ved udarbejdelsen, og

-at resultaterne af de afgivne svar på de stillede spørgsmål er sandfærdigt beskrevet, såvel i teksterne som i de grafiske opstillinger.”

 

3.9 Et eksempel på et kommunalt verdiregnskap

Vi kjenner bare til en kommune som har brukt verdiregnskap, Sejlflod kommune i Danmark. Sejlflod kommune har ca. ni tusen innbyggere.

Hensikten med det etiske regnskap i Sejlflod kommune er å finne ut hvordan kommunen fungerer i forhold til viktige verdier. Det skal brukes til å klargjøre hva innbyggerne synes om å bo i kommunen, hvordan næringslivet oppfatter kommunen som samarbeidspartner og hvordan de ansatte de opplever den som arbeidsplass. Ordfører Kristian Schnoor uttrykker det slik:

“Jeg foretrekker å oppfatte det etiske regnskap som et verktøy til å fremme dialogen mellom innbyggerne, politikerne og medarbeiderne.”

Sejlflod kommunes etiske regnskap omfatter tre grupper: Innbyggerne, næringsdrivende og ansatte. Kommunens første etiske regnskap var for 1991 og ble offentliggjort i mai 1992. Spørsmålene til dette var i liten grad utviklet i samarbeid med interessegruppene. De verdiene som ble målt i det etiske regnskapet var derfor ikke et direkte uttrykk for ønskene til innbyggerne, næringslivet og kommunens medarbeidere. For å få dette til i bedre grad i framtidige etiske regnskap, ble resultatene fra 1991 brukt til å utarbeide et etisk budsjett for 1993. 6 grupper á 10 personer arbeidet med dette. Én gruppe fra innbyggerne, én fra næringslivet og fire fra kommunens ansatte. Hver gruppe holdt 2 møter.

Det etiske regnskap for Sejlflod kommune er gjennomgått i Tillegg 1.

Sejlflod kommunes etiske regnskap kan gi en illustrasjon av hvordan en kommune har brukt verdiregnskap og noen ideer til andre kommuner som vil gjøre det.

En bør imidlertid også bruke erfaringene fra andre verdiregnskap. Og spesielt bør en fritt vurdere hva slags verdiregnskap en selv ønsker og hvordan dette best kan gjøres i egen kommune.

 

4 Prosjektets innhold

Prosjektet består av å gjennomføre et verdiregnskap og prosessene rundt dette, samt å foreta en evaluering og ut fra dette komme med råd og forslag. Innholdet i prosjektet er beskrevet i kapittel 2 og 3 i dette prosjektforslaget.

Forøvrig tenker en seg følgende framgangsmåter:

Avklare prosjektets omfang

Vi kan ha mange ambisjonsnivåer på et verdiregnskap. Hvor omfattende det blir, avhenger blant annet av hvor mange verdier som skal med i verdiregnskapet. Det avhenger også av hvor mange som skal spørres ut med spørreskjemaundersøkelsen og i intervjuene. Og hvor mange dialoggrupper vi skal bruke.

Det er derfor nødvendig med en avklaring med kommunen hvor omfattende verdiregnskap en ønsker å gjennomføre.

Identifisere interessenter

Prosjektgruppa vil i samarbeid med ressurspersoner fra kommunen identifisere de aktuelle interessenter som skal med i verdiregnskapet. Det må også gjøres en vurdering og bestemmes i hvilken grad de forskjellige interessegruppene skal deles opp i undergrupper.

Dialoggrupper

Det må så settes ned dialoggrupper med representanter fra de forskjellige interessenter. Disse dialoggruppene vil komme fram til de verdiene som skal måles i forhold til de forskjellige interessenter. De skal også komme med forslag til konkrete spørsmål. Den endelige utformingen av spørsmålsstillingene gjøres av noen som har erfaring med denne typen spørreundersøkelser.

Utarbeide spørreundersøkelsene

Nå utvikles de forskjellige spørreskjemaene som skal brukes overfor de forskjellige interessenter. Vi utarbeider også intervjuguider for de muntlige intervjuene av enkeltpersoner eller grupper.

Spørreundersøkelsen gjøres så og resultatet analyseres.

Analyse og forslag til tiltak

Prosjektgruppa, ressurspersoner fra kommunen og dialoggrupper med interessenter analyserer resultatene av verdiregnskapet. Dette inkluderer å finne forklaringer til at resultatene er blitt som de er blitt, og forslag til tiltak.

Prosjektgruppa oppsummerer dette i en rapport som inngår som en del av prosjektets resultat.

Utvikle neste års verdiregnskap

På bakgrunn av de erfaringene som ble gjort med verdiregnskapet, utvikles grunnlaget for neste års verdiregnskap. Dette er å utarbeide spørreskjemaer, intervjuguider og et opplegg for gjennomføring av prosessene.

Verdibudsjett

På bakgrunn av verdiregnskapet er det også mulig å sette opp et verdibudsjett. Dette består av hvilke verdier en ønsker å måle og hva en har som mål å oppnå med disse. I tillegg vil verdibudsjettet inneholde forslag til tiltak for å nå disse verdiene.

 

Evaluering og rapportering

I tillegg til selve verdiregnskapet og dokumentasjonen rundt dette, vil resultatene bli presentert i en bok “Verdiregnskap for kommuner”. Resultatene vil også bli presentert på et seminar med et utvalg av kommunens ansatte. På seminaret vil vi også vurdere og diskutere resultatene og komme med forslag til hva som videre bør gjøres.

 

5 Prosjektets organisering

 

Styringsgruppe

I styringsgruppa sitter prosjektledelsen og representanter for kommunen.

Prosjektgruppa

Prosjektet organiseres med en hovedprosjektgruppe. I denne vil blant annet følgende personer fra forslagsstillerne sitte: Henri Werring, Bodil Nordvik og Leif-Runar Forsth.

Delprosjektgrupper

Det vil være naturlig å skille enkelte deler av prosjektet ut som egne delprosjekter eller underprosjekter. Eksempler er:

– Spørreskjemaundersøkelsen

– Intervjuundersøkelsen

– Opplæring og veiledning av kommunale ledere

– Kurs i etikk for kommunalt ansatte

– Osv.

 

Ressursgrupper

Det er en forutsetning for et vellykket prosjekt at det deltar medarbeidere fra kommunen i ressursgrupper. Disse trenger nødvendigvis ikke arbeide full tid eller store deler av sin tid med prosjektet. Det er imidlertid nødvendig at prosjektgruppa har tilgjengelig ressurspersoner i kommunen som kan bidra med å skaffe opplysninger, gi tilbakemeldinger og delta i diskusjoner.

I tillegg kan det være aktuelt å knytte til seg andre ressursgrupper. Eksempler er grupper fra prosjektets moderorganisasjoner som kan bistå med å arrangere kurs, utføre spørreundersøkelser, gjøre analyser og som rådgivere og diskusjonspartnere.

 

6 Håndbok i kommunalt verdiregnskap

Et viktig resultat fra prosjektet vil være en håndbok i kommunalt verdiregnskap. Denne vil oppsummere de erfaringene som er gjort gjennom prosjektet. Den vil også være en slags bruksanvisning for andre som ønsker å gjennomføre kommunale verdiregnskap. Og sist, men ikke minst, den kan være en nyttig orientering for de som ønsker å sette seg inn i hva et kommunalt verdiregnskap er.

I “Håndbok i kommunalt verdiregnskap” vil vi også gjøre bruk av en del av det arbeid som er gjort tidligere med bøkene “Verdiregnskap” og “Lederetikk” av Leif-Runar Forsth og “Etikk i kommunen” av Henri Werring.

Det endelige innholdet i boka vil bli bestemt mot slutten av prosjektet. Dette fordi boka jo nettopp skal ta med de erfaringer som er gjort i prosjektet.

På den annen side kan vi allerede nå, ut fra det som er kjent via tidligere arbeid og ut fra prosjektforslaget, ha visse ideer om hva denne boka skal inneholde. Vi har satt opp en slik foreløpig innholdsfortegnelse for å gi inntrykk av hva boka kan komme til å inneholde.

I den foreløpige innholdsfortegnelsen har vi følgende kapitler:

1 Verdier, etikk, moral og normer

I dette kapitlet gir vi en kort forklaring av hva disse begrepene betyr. Dette vil også gi et grunnlag for å forstå hva et verdiregnskap er, hva det kan brukes til og hvorfor vi bruker det.

2 Verdiregnskap

I dette kapitlet gjennomgår vi hva verdiregnskap er.

3 Verdiregnskap for kommuner

Selv om prinsippene bak verdiregnskap er de samme uansett hva slags organisasjon det er som lager verdiregnskap, vil også en del være forskjellig. Dette fordi forskjellige organisasjoner vil ha forskjellige interessenter, forskjellige verdier i forhold til disse, forskjellige egne verdier, og forskjellige organisasjonsformer. I tillegg vil forskjellige organisasjoner bruke verdiregnskapene på forskjellig måte.

Vi vil derfor gjennomgå det som er spesielt for verdiregnskap i kommuner.

4 Verdibudsjett

I dette kapitlet gjennomgår vi hva verdibudsjett er og hvordan de kan settes opp.

5 Framgangsmåter og gjennomføring

Her gjennomgår vi den konkrete framgangsmåten for å forberede og gjennomføre et verdiregnskap inkludert verdibudsjettet.

6 Prosessene

I dette kapitlet forklarer vi prosessene i nærmere detalj. Her vil vi også gi råd om hvordan grupper settes sammen og hvordan de kan ledes på en hensiktsmessig måte ut fra formålet.

7 Bruk av verdiregnskap

Dette kapitlet tar for seg hvordan verdiregnskapet kan brukes innad i organisasjonen og i forhold til andre interessenter. Vi vil her også drøfte organisatoriske spørsmål som kan være av betydning.

Tillegg

Tilleggene vil inneholde eksempler på spørreskjemaer som kan brukes til å lage verdiregnskap. Disse vil kunne brukes direkte, eller i noe modifisert utgave, av kommuner som ønsker å lage verdiregnskap. Tilleggene vil også inneholde intervjuguide.

 

7 Økonomi

På det nåværende tidspunkt er det ikke mulig å fastslå kostnadene til prosjektet.

Dette fordi prosjektet kan gjennomføres med mange forskjellige ambisjonsnivå.

Kostnadene vil bl.a. avhenge av:

– Hvor mange skal delta i spørreskjemaundersøkelsene?

– Hvor mange skal intervjues?

– Hvor mange spørsmål skal vi ta med i disse undersøkelsene?

– Hvor mange dialoggrupper skal vi bruke?

– Hvor mange deltakere i hver gruppe?

– Hva annet skal med i verdiregnskapet?

 

 

Tillegg 1 Sejlflod kommunes etiske regnskap

T1.1 Dialog mellom kommunens ansatte, innbyggerne og politikerne

Sejlflod kommune i Danmark har ca. ni tusen innbyggere.

Hensikten med det etiske regnskap i Sejlflod kommune er å finne ut hvordan kommunen fungerer i forhold til viktige verdier. Det skal brukes til å klargjøre hva innbyggerne synes om å bo i kommunen, hvordan næringslivet oppfatter kommunen som samarbeidspartner og hvordan de ansatte opplever den som arbeidsplass. Ordfører Kristian Schnoor uttrykker det slik:

“Jeg foretrekker å oppfatte det etiske regnskap som et verktøy til å fremme dialogen mellom innbyggerne, politikerne og medarbeiderne.”

Sejlflod kommunes etiske regnskap omfatter tre grupper: Innbyggerne, næringsdrivende og ansatte. Kommunens første etiske regnskap var for 1991 og ble offentliggjort i mai 1992. Spørsmålene til dette var i liten grad utviklet i samarbeid med interessegruppene. De verdiene som ble målt i det etiske regnskapet var derfor ikke et direkte uttrykk for ønskene til innbyggerne, næringslivet og kommunens medarbeidere.

For å få dette til i bedre grad i framtidige etiske regnskap, ble resultatene fra 1991 brukt til å utarbeide et etisk budsjett for 1993. 6 grupper á 10 personer arbeidet med dette. Én gruppe fra innbyggerne, én fra næringslivet og fire fra kommunens ansatte. Hver gruppe holdt 2 møter.

Undersøkelsen ble utført ved hjelp av spørreskjemaer der den svarende kunne velge mellom 6 utsagn; Meget enig, Litt enig, Litt uenig, Meget uenig, Ingen holdning og Uopplyst (dvs. ikke svart på spørsmålet).

T1.2 Innbyggerne

349 av kommunens innbyggere over 16 år ble tilfeldig utvalgt. Dette tilsvarer 5% av kommunens innbyggere over 16 år. Disse ble intervjuet via telefon. For å sikre anonymitet ble intervjuene og inntasting av svarene på spørreskjemaene foretatt av studenter ved Aalborg Universitetscenter.

Av de 349 som ble valgt ut, fikk en kontakt med 310 personer. 94% ville svare i telefonintervjuet.

Spørreskjemaet inneholdt 28 utsagn. Disse var delt inn i følgende grupper:

1. Informasjon og kommunikasjon (4 utsagn)
2. Kvalitet (3 utsagn)
3. Samarbeid og medinnflytelse (2 utsagn)
4. Den lokale utvikling (3 utsagn)
5. Servicenivå (5 utsagn)
6. Beskjeftigelse (4 utsagn)
7. De trafikale forhold (3 utsagn)
8. Natur og miljø (4 utsagn)

 

I det etiske regnskapet er svarene på alle utsagnene innen hver gruppe slått sammen. De fire spørsmålene under Informasjon og kommunikasjon er:

-Du informeres i tilstrekkelig omfang om kommunens servicenivå.

-Den skriftlige informasjon du mottar fra administrasjonsbygningen er lettforståelig.

-Den skriftlige informasjon du mottar fra kommunens skoler og institusjoner er lettforståelig.

-Politikerne i kommunebestyrelsen er lydhøre overfor dine ideer og forslag.

 

Eksempler på spørsmål under samarbeid og medinnflytelse er:

-Du tas med på råd i saker som vedrører deg.

-Du inndras i kommunens overordnede og langsiktige planlegging, f.eks. gjennom borgermøter, debattaviser, prosjekt “Sejlflod i utvikling” o.l.

 

Eksempler på spørsmål under den lokale utvikling er:

-Kommunen bør tilstrebe at de små lokalsamfunn bevares.

-Kommunen gjør en aktiv innsats for å forbedre samarbeidet mellom lokalsamfunnet i kommunen.

-Det er viktig at den nåværende skolestruktur bevares.

Disse eksemplene viser at spørsmålene under hver gruppe kan være svært forskjellige. Det er derfor å vente at en også kan få svært forskjellige svar på de forskjellige spørsmål under hver spørsmålsgruppe. Sammenslåingen av svarene innenfor hver spørsmålsgruppe gjør det derfor vanskeligere å forstå resultatene av det etiske regnskapet og hva dette egentlig sier.

Resultatene for hver gruppe er vist i tabellen under. Under kategorien “Enig” har jeg slått sammen svarene “Meget enig” og “Litt enig”. “Uenig” er summen av svarene “Litt uenig” og “Meget uenig”. “Ingen” er summen av svarene “Ingen holdning” og der svaret ikke er gitt (“Uopplyst”).

Enig Uenig Ingen

Informasjon og kommunikasjon 49% 20% 31%

Kvalitet 64% 10% 25%

Samarbeid og medinnflytelse 36% 27% 37%

Den lokale utvikling 65% 15% 20%

Servicenivå 41% 22% 35%

Beskjeftigelse 47% 19% 34%

De trafikale forhold 43% 35% 21%

Natur og miljø 79% 9% 11%

Selv om svarene på utsagnene innenfor hver spørsmålsgruppe er slått sammen, gir likevel regnskapet en del klare resultater. Det er markert høyest enighetsprosent på gruppene Kvalitet (64%), Den lokale utvikling (65%) og Natur og miljø (79%). Markert høyest uenighet for spørsmålsgruppen Samarbeid og medinnflytelse (27%) og De trafikale forhold (35%).

T1.3 Næringslivet

75 selvstendige næringsdrivende, inkludert jordbrukere, ble tilfeldig valgt ut til å delta i spørreundersøkelsen. Dette tilsvarer ca. 25% av kommunens næringsdrivende. En lyktes å komme i kontakt med 62 av disse, hvorav 97% ville delta i telefonintervjuet.

De 21 utsagnene i spørreundersøkelsen ble delt i 5 hovedgrupper. Noen av spørsmålene i hver gruppe er gjengitt.

1. Samspill og samarbeid (6 utsagn)

-De medarbeidere din virksomhet er i kontakt med i administrasjonsbygningen, har et godt kjennskap til din virksomhet.

-De kommunale forvaltninger formår å samarbeide innbyrdes til glede for det lokale næringsliv.

2. Viten og kompetanse (5 utsagn)

-Det finnes medarbeidere i administrasjonsbygningen som har den spesialviten som svarer til din virksomhets behov.

-Du får en hurtig og smidig saksbehandling i administrasjonsbygningen.

3. Informasjon og kommunikasjon (4 utsagn)

-Administrasjonsbygningens åpningstider oppfyller ditt behov som næringsdrivende.

-De informasjoner din virksomhet mottar fra kommunens forvaltninger, er lettforståelige.

4. Planlegging og utvikling (3 utsagn)

-Din virksomhet inndras i kommunens overordnede planlegging (kommuneplan, lokalplan o.l.) i et ønskelig omfang.

-Kommunalbestyrelsens beslutninger støtter det lokale næringsliv.

5. Servicenivå (3 utsagn)

-De medarbeidere din virksomhet er i kontakt med i administrasjonsbygningen, yter din virksomhet en god service.

-Veistandarden i kommunen svarer til din virksomhets behov.

 

Også her er svarene på utsagnene under hver spørsmålsgruppe slått sammen i det etiske regnskapet. Utsagnene over illustrerer at det kan komme svært forskjellige svar på de forskjellige utsagn i hver spørsmålsgruppe.

Tabellen under viser resultatene for hver spørsmålsgruppe. Svargruppene er slått sammen på samme måte som i kapittel T1.2.

Enig Uenig Ingen

Samspill og samarbeid 41% 27% 33%

Viten og kompetanse 58% 27% 16%

Informasjon og kommunikasjon 66% 23% 12%

Planlegging og utvikling 43% 28% 19%

Servicenivå 65% 23% 13%

Det er høyest enighet for utsagnet innen Informasjon og kommunikasjon (66%) og Servicenivå (65%). Høyest uenighet har Samspill og samarbeid (27%), Viten og kompetanse (27%) og Planlegging og utvikling (38%). Svarene på de enkelte utsagn kan gi et langt bedre inntrykk av hva de næringsdrivende i Sejlflod kommune synes er bra eller mindre bra. Vi kan imidlertid konkludere med at mange synes å være fornøyd med kommunen, men også at et stort antall ikke er det.

Konklusjonen synes å være at Sejflod kommune, via sitt etiske regnskap, har fått en mulighet til å få bedre kommunikasjon med de næringsdrivende, og til å finne ut hvordan kommunen i større grad kan imøtekomme deres ønsker og behov.

T1.4 Ansatte

Alle de 496 ansatte i kommunen ble bedt om å fylle ut et spørreskjema med

29 utsagn. 367, dvs. 74%, besvarte spørreskjemaet. Blant de ansatte som hadde sin daglige arbeidsplass i administrasjonsbygningen, svarte 97% på spørreskjemaet.

De 29 utsagnene ble delt i 7 hovedgrupper. Noen eksempler på utsagn i hver gruppe er gjengitt.

1. Arbeidsglede og samarbeid (9 utsagn)

-Du er glad for ditt arbeid.

-Du har tid til å utføre ditt arbeid på ordentlig vis.

-Du opplever et velfungerende samarbeid mellom institusjoner, skoler m.m. og kommunens fagforvaltninger.

2. Informasjon og kommunikasjon (3 utsagn)

-Kommunens administrative ledelse informerer medarbeiderne åpent.

3. Trygghet (3 utsagn)

-Du føler at din ansettelse i Sejlflod kommune er “rimelig” sikker i dag.

-Den administrative ledelse i administrasjonsbygningen er åpen med hensyn til kommunens framtidige personalpolitikk.

4. Faglig og personlig utvikling (3 utsagn)

-Du utvikler deg personlig gjennom ditt arbeid.

-Du tilbys de faglige etterutdanningsmuligheter/faglige kurser, du har behov for.

5. Medinnflytelse og selvstendighet (3 utsagn)

-Du blir tatt med på råd om forhold som vedrører ditt arbeid.

-Du har frihet til selvstendig å tilrettelegge ditt daglige arbeid.

6. Bemanningen på arbeidsplassen (3 utsagn)

-I forhold til arbeidsoppgavene er det en hensiktsmessig bemanning innenfor ditt arbeidsområde.

-Kommunen anvender de økonomiske ressurser på en fornuftig måte.

7. Arbeidsklima og sikkerhet på arbeidsplassen (5 utsagn)

-Du har de hjelpemidler (herunder bl.a. Edb) til rådighet som gjør det mulig for å løse dine arbeidsoppgaver.

-Det bør oppstilles faste regler for røyking på kommunens arbeidsplass.

 

Også her er spørsmålene under de forskjellige spørsmålsgrupper så forskjellige at vi må vente forskjellige svar på de forskjellige utsagn. Sammenslåingen av utsagnene innenfor hver spørsmålsgruppe hindrer derfor at vi kunne fått den informasjon som utsagnet i seg selv kunne gi.

Svargruppene som er brukt i tabellen under tilsvarer de som er brukt i kapittel T1.2.

Enig Uenig Ingen

Arbeidsglede og samarbeid 75% 28% 11%

Informasjon og kommunikasjon 64% 30% 7%

Trygghet 44% 32% 24%

Faglig og personlig utvikling 74% 29% 7%

Medinnflytelse og selvstendighet 84% 13% 3%

Bemanningen på arbeidsplassen 50% 38% 12%

Arbeidsklima og sikkerhet på

arbeidplassen 61% 28% 10%

Høyest enighet er det på Arbeidsglede og samarbeid (75%), Faglig og personlig utvikling (74%) og Medinnflytelse og selvstendighet (84%). Høyest uenighet er det på Informasjon og kommunikasjon (30%), Trygghet (32%) og Bemanningen på arbeidsplassen (38%). Resultatene viser at mange av de ansatte er fornøyde med store deler av forholdene på arbeidsplassen. De viser også at det er mange som ikke er fornøyd med en del forhold. Hva de ansatte er fornøyde og misfornøyde med kommer antagelig langt klarere fram hvis en analyserer svarene på de enkelte utsagn.

T1.5 Det etiske budsjett

6 analysegrupper med til sammen 60 personer arbeidet videre med det etiske regnskap fra 1991. Det var én gruppe med innbyggere, én med næringsdrivende og fire med ansatte. Gruppene hadde to møter. På det første fant en fram til de overordnede områder i det etiske regnskapet som en burde arbeide videre med. På det andre møtet konkretiserte en disse områdene.

Etter disse to møtene var det to strategimøter der politiske representanter deltok. På det ene strategimøtet deltok kommunens ansatte (hovedsamarbeidsutvalget). På det andre deltok innbyggergruppen og næringslivsgruppen.

Det etiske budsjett for 1993 påpeker en del områder Sejlflod kommune bør satse på. Det er også lagt fram en rekke konkrete forslag til hva som kan gjøres. Noen eksempler på forslag er:

-Økt medvirkning fra innbyggerne i utviklingen av Sejlflod kommune ved:

-Fortsatt utarbeidelse av etiske regnskap

-Temamøter for innbyggere og næringsliv om aktuelle emner

-Videreføring av arbeidsformen i “Sejlflod i utvikling”

-Formulering av en turismestrategi for Sejlflod kommune

-Planlegge en “tilflytterkampanje”

-Informere innflyttere om aktiviterer og øvrige relevante opplysninger om Sejlflod kommune

-Økt medarbeiderinnflytelse blant de ansatte i Sejlflod kommune

-Klare formuleringer av målsetningene for de enkelte ansettelsesområdene i kommunen

-Iverksette medarbeidersamtaler i kommunen

-Løpende oppfølging av det etiske budsjett

-Ansatte i kommunen skal løpende informeres om den økonomiske situasjonen

-En forenkling av de skriftlige informasjoner som sendes ut fra kommunen

-Bevisstgjøring omkring leder-/ledelsebegrepet i Sejlflod kommune

-Fremme samhørigheten innenfor kommunen

Et økonomisk budsjett er et redskap til planlegging og styring og rammer for de økonomiske midler som kan brukes til forskjellige formål. Punktene og tallene i det økonomiske budsjett må derfor tilsvare de som brukes i regnskapet. Tilsvarende må gjelde for et etisk budsjett. Dvs. at det må spesifisere de verdier som skal måles via det etiske regnskap og eventuelt konkretisere disse i form av utsagnene som skal brukes i undersøkelsene. Et budsjett kan også gi et inntrykk av hvordan ressursene skal brukes for å virkeliggjøre de mål som settes i budsjettet. Dette bør gjelde også for et etisk budsjett. Det kan bety at en klargjør hva som bør gjøres for å nå de verdier som settes i det etiske budsjett og måles i det etiske regnskap. Et fullstendig etisk budsjett bør antagelig også inneholde tall, på tilsvarende måte som det etiske regnskap. Dette kan gjøres ved å sette tallfestede mål for hvilke svar en forventer å få på spørsmålene i det kommende etiske regnskap.

Sejlflod kommunes etiske budsjett er derfor i liten grad et virkelig etisk budsjett. Til tross for dette og til tross for mangelen på detaljert spesifikasjon i det etiske regnskapet, gir prosessen i Sejlflod kommune et godt inntrykk av hvor mye en kan oppnå ved hjelp av det etiske regnskapet og prosessene rundt dette. Utarbeidelsen av spørsmålene som ble brukt i spørreundersøkelsene, gir en økt bevisstgjøring og en bedre konkretisering av hvilke verdier kommunen skal virkeliggjøre. Det etiske regnskapet, også med de sammenslåingene som er gjort, gir en del klare antydninger om hva som kan gjøres framover. Kommunen selv har antagelig til rådighet svarene på de enkelte spørsmål. Disse vil gi en god kartlegging av en rekke viktige forhold i kommunen, både blant innbyggere flest, de næringsdrivende og kommunens ansatte. Gruppeprosessene som fulgte det etiske regnskapet og som la fram forslag til det etiske budsjettet, bidro ytterligere til dette. Selv om det etiske budsjettet i seg selv har visse svakheter som budsjett betraktet, er det utvilsomt et verdifullt og nyttig dokument som inneholder mange gjennomtenkte og framtidsrettede forslag for det videre arbeid i Sejlflod kommune.

I tillegg vil selve prosessene kunne føre til et høyere engasjement og en videre aktiv bevissthet om de saksområder som er tatt opp.