Artikkelen kan fritt kopieres.

Medarbeidersamtaler

Av Leif-Runar Forsth

 

Samtaler mellom medarbeidere

En medarbeidersamtale er en samtale mellom to som arbeider sammen. Det spesielle er at enkelte av temaene kan være bestemt av andre enn de to som snakker sammen, det vil si av organisasjonen de arbeider i. De fleste medarbeidersamtaler har følgende kjennetegn:

– Det er en fortrolig samtale mellom to personer der den ene vanligvis er leder for den andre.

– Samtalen skal oppfylle en eller flere bestemte hensikter knyttet til bedriften og den enkelte arbeidstaker.

– Medarbeidersamtalene holdes vanligvis en eller to ganger i året og varer ofte fra en til tre timer.

– Prosessen har tre trinn: Forberedelse – gjennomføring av samtalen – oppfølging.

Til nytte og hjelp

Det finnes mange typer medarbeidersamtaler: Veiledningssamtaler, planleggingssamtaler, målsamtaler, vurderingssamtaler, utviklingssamtaler, strategisamtaler osv. I mange organisasjoner tjener medarbeidersamtalene flere hensikter. Det er nødvendig at organisasjonen har helt klart hvilke hensikter deres medarbeidersamtaler skal oppfylle. Ikke alle hensikter lar seg kombinere i en og samme samtale. Hensikten med medarbeidersamtalen må være klar for de som deltar i samtalen.

En medarbeidersamtale skal være til nytte og hjelp for medarbeideren, lederen og deres organisasjon. Vanligvis vil vi i en medarbeidersamtale ta opp faglige spørsmål og arbeidsforhold som angår medarbeideren.

Medarbeidersamtaler er et tillegg til de daglige og mer vanlige samtaler på en arbeidsplass. Det er mulig å ta opp emner som vi vanligvis ellers ikke snakker om og som det kan være nyttig å ta opp en gang iblant. De gir også mulighet til å snakke mer grundig sammen enn det vi gjør til daglig.

Må inngå som en del i en helhet

Medarbeidere som trives og som gjør en god jobb, er til nytte for den organisasjonen de arbeider i. Men medarbeidersamtaler kan ha en nytte for arbeidsgiveren langt utover dette.

Medarbeidersamtaler kan brukes til å gi alle ansatte en bedre forståelse for hva som er organisasjonens visjon, mål og strategi. De kan også være et nyttig hjelpemiddel for å få informasjoner, tanker og forslag fra de enkelte medarbeidere fram til ledere på alle nivå i organisasjonen. Medarbeidersamtaler kan være et effektivt virkemiddel for at hele organisasjonen skal kunne bruke sine totale menneskelige ressurser på en god måte.

For å få til dette, må medarbeidersamtalene inngå som en naturlig del i det organiske hele som er organisasjonen. Det er nødvendig å ha klare mål for organisasjonen og en klar strategi for hvordan vi kan nå disse. Som et ledd i en slik strategi kan medarbeidersamtaler være et nyttig, og i enkelte tilfeller, et nødvendig hjelpemiddel.

Medarbeidersamtalens dagsorden

En dagsorden for en medarbeidersamtale er en liste over hva vi skal snakke om og i hvilken rekkefølge vi skal snakke om det. Begge deler avhenger av hva som er hensikten med samtalen. Vi bør ikke ha for mange punkter på dagsordenen. Hvis vi har mange ting som vi ønsker å ta opp, kan vi vanligvis gruppere disse i noen få hovedpunkter.

Den enkleste formen for dagsorden i en medarbeidersamtale er kanskje denne:

1. Hva skal vi snakke om?

2. Vi snakker om det vi fant ut

3. Hva gjør vi videre?

Vi kan også bruke en spesialtilpasset dagsorden som sikrer at spesielle hensikter blir tatt hensyn til og at spesielle temaer blir tatt opp. Et eksempel på en slik dagsorden er:

1. Rammer for samtalen

2. Medarbeiderens faglige situasjon og ønsker

3. Medarbeiderens arbeidsforhold og ønsker

4. Samarbeidet mellom leder og medarbeider

5. Fra ledelsen til medarbeiderne

6. Fra medarbeiderne til ledelsen

7. Andre ting

8. Planer framover

Forberedelse til medarbeidersamtalen

Forberedelsene til medarbeidersamtalene er først og fremst å forberede oss på det vi skal snakke om. I tillegg må vi avtale tid, bestemme sted og klargjøre eventuelle hjelpemidler. Vi bør også tenke på hva vi ønsker å oppnå med samtalen.

Gjennomføring og oppfølging

Vi må sørge for at vi ikke blir forstyrret i løpet av samtalen. Det viktigste råd er å snakke sammen på samme måte som vi ellers gjør. Respekt, hensynsfullhet og vanlig høflighet er de viktigste spillereglene. Vi bør bli enige om hvordan vi eventuelt skal følge opp det vi kommer fram til i samtalen. Den viktigste oppfølging av medarbeidersamtaler er å gjennomføre det vi bestemte å gjøre.

Frivillighet er nødvendig

En medarbeidersamtale fungerer sjelden godt hvis den blir gjennomført under tvang. Begge samtalepartnerne må delta frivillig. Hvis det er forholdsvis mange som ikke vil være med, kan dette være et tegn på at noe er galt i organisasjonen.

Ferdigheter i medarbeidersamtaler må læres. De viktigste og de fleste kunnskapene som er nødvendig, kan ikke læres ved direkte opplæring i medarbeidersamtaler. Det er å omgås og snakke med andre mennesker, noe vi har tilegnet oss gjennom hele livet.

Denne artikkelen er basert på boka Medarbeidersamtaler av Leif-Runar Forsth, 72 sider, Kr. 100,- , ISBN 82-443-0002-7 Aquarius Forlag, 1994